오피스 차원에서의 전자결재 시스템 개발 제안

비영리 사회복지시설에서 근무하고 있는 사회복지사로서, 사회복지정보화에 대한 고민을 하면서 필수적으로 따라오는 부분이 전자결재에 대한 부분이다.

 

사실 전자결제 시스템을 도입하고 싶지만 비용이 많이 든다는 점이 첫 번째 걸림돌이며, 구축하였다 하더라도 기존에 사용하고 있는 워드프로세서의 문서 형식과의 호완성이라는 두 번째 문제와 익숙하지 않음이라는 세 번째 걸림돌에서 시련을 겪게 된다.

 

이러한 한계 속에서 사회복지시설의 많은 곳들이 기존에 생산하는 한글, 엑셀 문서 등을 파일의 형태로 저장하고 서버에 옮겨서 백업함으로써 자료들을 보관하고 있다.

 

하지만, 이러한 자료보관방식에는 두 가지 문제점이 있으니, 최종 승인 즉 결재에 대한 여부를 확인할 방법이 없다는 점이며, 다른 하나는 자필로 수정 보완한 사항 등에 대해 확인할 방법이 없다는 점이다.

 

이에 대해 출력하여 결재를 받은 문서를 스캐너를 통해 PDF 방식으로 스캔 저장하는 것은 어떨까 하는 고민도 해 보았으나, 번거로움이 너무 커서 현실성이 떨어져 포기했었다.

 

그리고 다시금 고민한 끝에, 한 가지 아이디어를 구상해 보았다. 바로 한글이나 엑셀 자체에 결재할 수 있는 add-on을 개발할 수는 없을까라는 것이다.

 

인터넷 검색을 통해 엑사모(http://examo.co.kr/)와 비즈니스 엑셀 전문가 클럽(http://cafe.daum.net/funnyexcel)에서 윤슬이라는 분이 공개한 ‘유저폼을 이용한 전자결재 흉내내기’라는 것을 구해서 시험해 볼 수 있었다. 자세한 소스코드는 잘 모르겠지만 VBA로 구성한 것이다.
 
■ 다운로드 링크 :
http://examo.co.kr/tn/board.php?board=qqqtip&config=3&page=1&category=3&sort=hit&command=body&no=623

 

 

방법은 간단했다. 특정 결재(검토)자의 직위/직책을 선택한 후 암호를 입력하면, 미리 지정해 놓은 서명 또는 도장의 이미지가 결재란에 나타나는 방식이다. 이를 통해 문서를 전자메일로 주고 받으면서 결재할 수 있으며, 검토자는 거기에 각기 지정된 다른 색으로 슈퍼비전 등을 가감한다면 모든 내용들이 포함된 채로 저장될 수 있을 것이다. 이후 최종 승인된 문서(서명과 수정이 포함된)를 저장한다면 전자결재와 별반 다를게 없지 않을까 생각해 본 것이다. 그리고 위 예시는 엑셀이지만 ᄒᆞᆫ글에서도 스크립트를 부분적이나마 지원하고 있는 것으로 알고 있어 가능성이 있지 않을까 기대도 된다.

 

하지만 위 엑셀의 방식은 암호의 노출이 너무나 쉬워서 보안에 취약한 문제가 있다. 때문에 해당 프로그램에서 add-on 형태로 만들어 비밀번호를 암호화해서 보관할 수만 있다면 더욱 유용한 전자결재로 거듭날 수 있지 않을까?

 

전자문서의 보관이 늘어나고 있지만, 결재, 수정된 문서를 보관하는 것은 전자결재가 아니고서는 여전히 어려운 일이다. 결국 그러한 방식으로 나아가겠지만, 그 과도기에 문서들을 오피스 프로그램 자체에서 지원한다면 오히려 더 좋을 거이라는게 개인적인 판단이다. 이렇게 식별, 추적 가능하게 만들어진 문서는 분명 자료로서의 가치를 갖게 될 것이며 언젠가는 사회복지시설의 백데이터를 바탕으로 사회적 배제에 대한 새로운 대응 모델을 모델들을 찾아낼 수도 있지 않을까 기대해 본다.